Инструкция для ИП: как выбрать онлайн-кассу и не переплатить — Профессиональный ремонт

Инструкция для ИП: как выбрать онлайн-кассу и не переплатить

При выборе онлайн-кассы индивидуальному предпринимателю нужно определиться: он хочет арендовать или купить устройство. Также важно выбрать тип аппарата и фискального накопителя. Всё это влияет на конечную стоимость кассы. Рассказываем, какие есть варианты и как не переплатить за аппарат.

Мария ТатаринцеваШаг 1. Фискальный накопитель: на 15 или 36 месяцевШаг 2. Облачная или стационарная кассаШаг 3. Покупка кассы, аренда или подключение к облачному сервисуШаг 4. Оптимальная стационарная касса: простая кнопочная, смарт-терминал или POS-системаШаг 5. Поиск лучшей стационарной кассы: на что смотреть и какие характеристики сравнивать

Шаг 1. Фискальный накопитель: на 15 или 36 месяцев

Фискальный накопитель (ФН) — это память кассы, устройство, которое хранит информацию обо всех проведённых расчётах.

ФН привязан к конкретному кассовому аппарату, с которым он регистрируется в налоговой. При замене кассы нужно заново покупать фискальный накопитель и ставить их на учёт вместе.

Фискальные накопители бывают двух видов в зависимости от срока действия: на 15 или 36 месяцев. Выбирать их нужно с учётом вида деятельности, налогового режима и масштабов бизнеса.

Кому подойдёт ФН на 15 месяцев

  • Все ИП с общей системой налогообложения (ОСНО).
  • Торговля подакцизным товаром. Если ИП продаёт алкоголь, табак, лекарства и т. д.
  • Много продаж. Если ИП пробивает более 200 чеков в день.

Кому подойдёт ФН на 36 месяцев

  • Все ИП с услугами. ИП на любом налоговом режиме, если они оказывают любые услуги.
  • Все ИП на спецрежимах. Если ИП занимается торговлей и применяет упрощённую систему налогообложения (УСН), платит единый сельскохозяйственный налог (ЕСХН) или работает по патенту.

Кому подойдёт любой ФН — на 15 или 36 месяцев

  • Отдалённая местность. ИП работает с кассой в автономном режиме из-за труднодоступности связи.
  • Сезонный бизнес. У ИП сезонная работа или торговля, но без подакцизных товаров, и мало чеков.
  • ОСНО + спецрежимы. Если ИП совмещает общую систему налогообложения и УСН, ЕСХН или патент.

ФН выпускаются со сроком действия 15 и 36 месяцев, но память может закончиться раньше, если ИП передаёт много информации в налоговую. Тогда придётся заменить ФН до окончания предельного срока.

ФН на 15 месяцев стоит от 8500 ₽. Через 15 месяцев (или даже раньше) его придётся заменить — купить новый и поставить на учёт в налоговой.

ФН на 36 месяцев — от 12 500 ₽. Его придётся менять через три года (или раньше).

Сам кассовый аппарат выбрать сложнее, чем фискальный накопитель.

При выборе кассы обязательно нужно узнать, необходимо ли вам применять её вообще. Таких ситуаций всё меньше, но они есть. Например, касса не нужна ИП, которые ремонтируют обувь, или самозанятым.

Если кассу всё-таки надо брать, то необходимо проверить, есть ли выбранная модель в реестре ККТ ФНС, а не брать первую попавшуюся. Также нужно проверять периодически работу аппарата ккм для ип: уходят ли чеки в ОФД, всё ли верно печатается, нет ли сбоев и ошибок. Это минимизирует риск переплаты и штрафов.

Шаг 2. Облачная или стационарная касса

Для разных видов бизнеса подходят разные решения — в офлайн-деятельности необходима стационарная касса, а для онлайна потребуется облачная касса. Разберёмся, в чём разница и как они работают.

Стационарная касса

Стационарную кассу можно установить в магазине или офисе. Её применяют при непосредственном контакте с клиентами: когда покупатели приходят за покупкой или оплачивают заказ лично. Стационарную кассу можно купить или взять напрокат у производителя.

Кому подходит только стационарная касса

  • офлайн-продажи в стационарном магазине;
  • пункт выдачи заказов с оплатой;
  • услуги с оплатой в офисе.

Облачная касса

Выглядит это как приложение на мобильном устройстве или компьютере. Сервис подходит только для дистанционных расчётов с клиентами: например, при продажах на сайте, в соцсетях или на территории клиента.

Облачная касса физически находится не у бизнесмена, ему дают лишь удалённый доступ к ней на условиях аренды — платить нужно за каждый месяц.

Условия, в которых можно использовать облачную кассу

  • онлайн-продажи через сайт;
  • продажи через мобильное приложение;
  • приём платежей курьерами по месту доставки;
  • услуги населению с оплатой на выезде;
  • продажи и услуги через вендинговые автоматы.

Есть комплект 2 в 1, куда входят кассовый аппарат и облачный модуль, подключённый к сайту. Если клиент оплачивает покупку на сайте, то чек будет отправлен ему на e-mail или в СМС. Когда он платит в магазине наличными или картой, ему выдают бумажный чек.